La delega di funzioni da parte del datore di lavoro dev'essere dettagliata e specificare analiticamente i poteri conferiti al delegato. Essa é ammessa alle seguenti condizioni: deve risultare da atto scritto recante data certa (la cui certezza sia data, ad esempio, da autentica di firma da parte di un notaio, scambio a mezzo di raccomandata della proposta e dell’accettazione della delega, vidimazione del verbale, timbro postale apposto sull'atto); il delegato deve possedere tutti i requisiti di professionalità ed esperienza richiesti dalla specifica natura delle funzioni delegate; deve attribuire al delegato tutti i poteri di organizzazione, gestione e controllo richiesti dalla specifica natura delle funzioni delegate; deve attribuire al delegato l'autonomia di spesa necessaria allo svolgimento delle funzioni delegate; infine, deve essere accettata dal delegato per iscritto.
Occorre chiarire che: non esiste l’obbligo di accettazione della delega ad opera del soggetto individuato dal datore di lavoro; la delega non esclude l’obbligo di vigilanza in capo al datore di lavoro in ordine al corretto espletamento, ad opera del delegato, delle funzioni trasferite; il datore di lavoro non può delegare la valutazione di tutti i rischi con la conseguente elaborazione del documento di valutazione dei rischi, previsto dall'articolo 28 del T.U., né la designazione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi.
Della delega va data adeguata e tempestiva pubblicità (con, ad esempio, avvisi aziendali o nella riunione periodica di prevenzione, facendola risultare nel relativo verbale, o, ancora, con la comunicazione al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, ovvero con l’informazione ai lavoratori, oppure con l’iscrizione nel Registro delle Imprese).
Secondo l'orientamento giurisprudenziale: la delega, va conferita ad un soggetto in possesso delle necessarie conoscenze tecnico-scientifiche in materia di sicurezza del lavoro e dotato di particolare esperienza nell’organizzazione dei presidi antinfortunistici nei luoghi di lavoro, anche in relazione alla specifica attività produttiva esercitata dall’impresa; il datore di lavoro è tenuto a verificare periodicamente la permanenza, in capo al delegato, delle qualità soggettive richieste dalla norma (in caso contrario, si configurerebbe la culpa in vigilando).
Al delegato vanno attribuiti i poteri organizzativi necessari per adempiere ai suoi obblighi, quindi una completa autonomia decisionale e di gestione, nonché una congrua disponibilità economica. Egli può, a sua volta, previa intesa con il datore di lavoro, delegare specifiche funzioni - non tutte - in materia di salute e sicurezza sul lavoro della delega datoriale. Ma: deve risultare da atto scritto recante data certa; il subdelegato deve possedere tutti i requisiti di professionalità ed esperienza richiesti dalla specifica natura delle funzioni subdelegate; il delegato deve attribuire al subdelegato tutti i poteri di organizzazione, gestione e controllo richiesti dalla specifica natura delle funzioni subdelegate; il delegato deve attribuire al subdelegato l’autonomia di spesa necessaria allo svolgimento delle funzioni delegate; la delega deve essere accettata dal subdelegato per iscritto; deve essere data adeguata e tempestiva pubblicità.
La delega di secondo livello, o subdelega, non esclude l'obbligo di vigilanza, in capo al delegante, in ordine al corretto espletamento delle funzioni trasferite.
Infine, non è ammessa un’ulteriore delega delle funzioni delegate al subdelegato (cosiddette deleghe a cascata).
