Negli ultimi tempi con la recente emergenza sanitaria sono aumentate video conferenze, note anche con il nome inglese di Conference call. Che si tratti di Smart Working o del solito lavoro in ufficio tradizionale, le videoconferenze si rivelano un metodo vantaggioso che sempre più aziende scelgono. I pregi della videoconferenza si misurano oggettivamente dal punto di vista pratico ma ci sono anche altri vantaggi indiretti di cui tenere conto.
Aumentare la produttività
Il primo motivo per fare ricorso più spesso alle videoconferenze è incrementare la produttività. I dipendenti trascorrono più tempo in ufficio e riducono al minimo, se non allo zero, il tempo trascorso in viaggio per raggiungere il luogo della conferenza. Tutto il tempo risparmiato dal viaggio viene investito direttamente in ufficio per lavorare di più e meglio.
Utilizzando gli strumenti informatici è infatti possibile mettere in comunicazione persone, collaboratori, clienti e partner anche molto distanti geograficamente. Il materiale di cancelleria di tutti i giorni deve comunque essere presente anche in un workplace che sfrutta ai nuovi sistemi informatici per fare business, proprio come le video call.
Rendere più efficiente la comunicazione
In seguito all’abbattimento delle barriere e dei vincoli, la comunicazione con le conference call diventa più efficiente. Tutti hanno maggiore fruizione delle informazioni aziendali, rendendo facile ed efficiente ogni comunicazione. Lo scambio di dati diventa sempre più facile e veloce per lavorare sempre meglio, aumentando gli standard qualitativi.
Ottimizzare il processo decisionale
Sfruttare le videoconferenze significa ottenere benefici anche per quanto riguarda la velocità delle decisioni, comprese quelle più importanti. Tutto questo avviene grazie a un coinvolgimento complessivo di tutti i portatori di interesse. L’immagine dell’azienda e la sua reputation migliorano sfruttando queste nuove tecnologie.
Gestire le situazioni di emergenza
Grazie a una maggiore velocità nel processo decisionale, un’azienda che sceglie le videoconferenze riesce a essere ad adattarsi meglio in tutte le situazioni di emergenza che in questo periodo, sfortunatamente, sono all’ordine del giorno. Le videoconferenze sono così pratiche perché possono essere organizzate nel giro di poche ore al massimo, aumentando esponenzialmente il tasso di risposta a una situazione improvvisa.
Infatti, è più facile chiamare a raccolta tutti i soggetti coinvolti anche nel caso in cui si trovano lontani oppure lavorino da casa. La conference call mettere in comunicazione tutti i dipendenti e i colleghi, a prescindere da dove si trovino; basta avere una connessione che funziona bene e un pc con videocamera per incentivare le videocall di lavoro.
Ridurre le spese
Un altro aspetto che fa pendere l’ago della bilancia verso le conference call riguarda la riduzione dei costi dell’azienda ma anche di un libero professionista. Non ci sono più spese legate ai viaggi e all’alloggio che prima potevano pesare in modo significativo sul bilancio. I vantaggi economici sono quindi un motore importante per incentivare la scelta di meeting point virtuali. Le casse aziendali beneficiano direttamente dei cost saving ma ci sono riduzioni anche per quanto riguarda le tempistiche.
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