Sono sostanzialmente cinque i passaggi che caratterizzano il processo di una gara indetta da Consip per gli acquisti di beni e servizi delle pubbliche amministrazioni: pubblicazione del bando, ricezione delle offerte, analisi da parte della commissione specifica, aggiudicazione e stipula del contratto. I termini per la presentazione delle offerte sono fissati dai singoli bandi (in genere un paio di mesi). Questo ciclo è preceduto dalla fase di pre-gara, che comprende l'analisi del fabbisogno della Pa, lo studio di fattibilità e del mercato, la definizione della strategia e della documentazione di gara (quest'ultima solitamente comprende bando, disciplinare, capitolato tecnico, schema di dichiarazione sostitutiva, schema di offerta tecnica, schema di offerta economica, schema di contratto).
Alcuni bandi viaggiano sul Mercato elettronico della Pa (Mepa), un mercato digitale sul quale si possono però effettuare solo acquisti per valori inferiori alla soglia comunitaria (135 mila euro per le amministrazioni statali e 209 mila euro per le altre amministrazioni). In questi casi sono le amministrazioni stesse a bandire le gare.
PUBBLICAZIONE DEL BANDO, OFFERTE E COMMISSIONE Predisposta la documentazione di gara, scatta la pubblicazione del bando. Alla scadenza del termine per la presentazione delle offerte, inizia il lavoro della Commissione di gara per l'analisi delle offerte stesse, che esamina nell'ordine: la busta A che riguarda la documentazione amministrativa; la busta B con l'offerta tecnica (ove presente); la busta C che contiene l'offerta economica. L'apertura delle buste avviene in maniera separata e in ordine sequenziale, in seduta pubblica.
CONTROLLI E AGGIUDICAZIONE Al termine di questo lavoro, la Commissione stila la graduatoria provvisoria. La proposta di aggiudicazione della gara viene quindi sottoposta al Cda di Consip, che la aggiudica. Subito dopo partono le verifiche sugli aggiudicatari che vengono svolte da soggetti esterni (come Agenzia delle Entrate, Anac, Casellario giudiziale, Inps, Inail, Prefettura, Camera di commercio) e, se tutto risulta ok, si passa all'aggiudicazione definitiva.
35 GIORNI PER EVENTUALI RICORSI, POI STIPULA Seguono poi la stipula del contratto o della convenzione e la gestione del contratto. Tra l'aggiudicazione definitiva e la stipula è però prevista una sospensione temporale di 35 giorni: al netto delle procedure negoziate con unico fornitore e quelle espletate 'on-line', deve infatti essere rispettato il termine di 35 giorni prima della stipula del contratto stesso (termine di stand-still). Un termine per consentire a chi interessato o legittimato di presentare un eventuale ricorso.
L'attività di gestione del contratto, invece, si estende per tutta la durata del contratto stipulato e serve a verificare il rispetto dei livelli di servizio contrattuali (possibili penali), evitare la discontinuità delle forniture, gestire i rapporti con gli appaltatori.
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